Hoe zit het met een officiële waarschuwing precies? Dit is een vraag die ons als arbeidsadvocaat vaak gesteld wordt. Het kan altijd voorkomen dat er spanningen ontstaan op de werkvloer, bijvoorbeeld tussen collega’s onderling of tussen werkgever en werknemer. Het gebeurt natuurlijk ook wel eens dat bijvoorbeeld de werknemer iets doet wat volgens de werkgever echt niet door de beugel kan. Of het komt voor dat de werknemer niet naar behoren functioneert.

De werkgever geeft in zulke gevallen vaak een eenvoudige mondelinge waarschuwing. Echter kan de werkgever ook dusdanig klaar zijn met de gedragingen van de werknemer of heeft een werknemer het zo bont gemaakt, dat er sprake kan zijn van een officiële waarschuwing.

Wat is een officiële waarschuwing?

Wanneer er een officiële waarschuwing dient te worden gegeven is niet wettelijk. Wanneer een werkgever zo’n waarschuwing dient te geven of wanneer deze geldig is, is dus niet wettelijk bepaald. Hoe er door de werkgever invulling aan wordt gegeven kan dus per werkgever verschillen. Ook kan een werkgever hier het een en ander over beschrijven in het personeelsreglement. Op die manier is het van te voren duidelijk welk gedrag geaccepteerd is welke zeker niet.

Wat is het doel van een schriftelijke waarschuwing?

Door middel van een officiële waarschuwing laat de werkgever aan een werknemer weten dat bepaalde gedragingen of omstandigheden van de werknemer echt niet door de beugel kunnen.

Een dergelijke waarschuwing is een middel wat ervoor zorgt dat het niet zover hoeft te komen dat de werknemer ontslagen dient te worden. Immers krijgt een werknemer door deze waarschuwing nog de kans om zijn gedragingen aan te passen.

Opbouw ontslagdossier

Een officiële waarschuwing heeft dus meestal geen directe gevolgen voor de werknemer. Wel komt het dus in het dossier te staan van de werknemer en kan dit in de toekomst wel gevolgen hebben.

Wanneer er bijvoorbeeld meerdere waarschuwingen worden gegeven, kan dit genoeg zijn voor een ontslag. Zeker als dit de zelfde omstandigheid betreft.

Dus stel dat een werknemer een paar keer een waarschuwing heeft gekregen voor het verkoop van dingen via marktplaats in de tijd van de werkgever. In dat geval kan als hier meerdere waarschuwingen voor zijn gegeven dit een ontslag betekenen.

Wanneer krijg je een officiële waarschuwing?

In de loop der jaren is er een lijn ontstaan in de jurisprudentie wanneer er terecht een officiële waarschuwing gegeven mag worden.

Voorbeelden van gevallen waar een officiële waarschuwing voor gegeven kan worden zijn:

  • Als de werknemer zich onterecht ziekmeldt;
  • De werknemer geregeld te laat komt;
  • De werknemer de verplichtingen uit de arbeidsovereenkomst niet nakomt;
  • Gedragingen van de werknemer jegens collega’s of klanten niet toelaatbaar zijn;
  • Wanneer bedrijfseigendommen door de werknemer in privé worden gebruikt.

Bovenstaande voorbeelden zijn voorbeelden van situaties wanneer er terecht een officiële waarschuwing door de werkgever gegeven kan worden. Uiteraard hangt het altijd af van de omstandigheden van het geval en dient elke situatie op zichzelf bekeken te worden.

Hoe wordt een officiële waarschuwing gegeven?

Er is geen verplichte manier voor de werkgever om de waarschuwing aan de werknemer te geven. Een officiële waarschuwing zou dus zelfs mondeling gegeven kunnen worden. Het nadeel hiervan is, is dat hier dan geen bewijs van is.

Als werkgever zijnde is het derhalve altijd verstandig om de officiële waarschuwing schriftelijk te geven aan de werknemer. Hierbij is het ook goed om nog een mondelinge toelichting te geven bij deze waarschuwing. De werkgever kan dan nog verduidelijken wat de reden is geweest voor het geven van de waarschuwing.

Om er als werkgever zijnde helemaal zeker van te zijn dat de waarschuwing ook daadwerkelijk aankomt, sturen werkgevers het vaak per aangetekende brief met een ontvangstbewijs. Schriftelijk bewijs is handig om te hebben, mocht de werknemer zich blijven misdragen.

Wat als de werknemer het niet eens is met de officiële waarschuwing?

Het gebeurt natuurlijk ook dat een officiële waarschuwing onterecht, of in de ogen van de werknemer onterecht, wordt gegeven. Het staat de werknemer daarom ook vrij om bezwaar te maken tegen deze waarschuwing. Dit bezwaar moet door de werknemer in een schriftelijke brief kenbaar worden gemaakt.

Daarnaast moeten de volgende aspecten in het bezwaar opgenomen worden:

  • Een verklaring van de werknemer dat hij het niet eens is met de officiële waarschuwing;
  • De reden van de werknemer waarom hij het niet eens is met deze waarschuwing;
  • Het verzoek van de werknemer aan de werkgever om het bezwaar in te trekken;
  • De vraag van de werknemer om zijn bezwaar op te nemen in het personeelsdossier.

Voor de bewijzen van de werknemer zelf is het verstandig om dit ook via een aangetekende brief of per e-mail te versturen. De werknemer heeft op zijn manier dan ook bewijs dat er daadwerkelijk bezwaar is gemaakt tegen de officiële waarschuwing.

Op het moment dat het daadwerkelijk tot een ontslag zou komen, is het voor de werknemer goed om te kunnen aantonen dat er bezwaar is gemaakt tegen de waarschuwing(en).

Er is geen officiële termijn waarbinnen de werknemer bezwaar moet maken tegen de officiële waarschuwing. Het is echter verstandig om dit zo snel mogelijk te doen bijvoorbeeld binnen twee weken.

Conclusie

Een officiële waarschuwing kan dus een belangrijk middel zijn van de werkgever. In eerste instantie om de gedragingen van de werknemer te corrigeren, maar anderzijds ook om een dossier op te bouwen. Daarentegen hoeft de officiële waarschuwing niet altijd correct te zijn en ligt de mogelijkheid voor de werknemer over om bezwaar in te dienen.

Een waarschuwing kan de nodige vragen met zich meebrengen. Zeker omdat er geen vaste wettelijke regels zijn omtrent het geven van een officiële waarschuwing. Daarnaast is elke situatie anders en spelen de omstandigheden van het geval een grote rol.

Neem contact met ons op

Mocht u naar aanleiding van deze blog nog vragen hebben over wat een officiële waarschuwing precies inhoudt of wilt u advies hieromtrent, neem dan gerust contact met ons op en wij helpen u verder.